在留資格認定証明書交付申請の手続き

在留資格認定証明書交付申請とは

在留資格認定証明書交付申請は、海外在住の外国人の方を新たに日本に呼び寄せるときに行う手続きです。

現在は海外に在住しており、これから日本に入国しようとする外国人の方が、日本で行おうとする活動内容が法で定められる在留資格に該当するものであるかなどの審査を入国前に前もって行います。

在外公館における査証申請や、上陸申請の際に空港でのビザ申請の手続きは非常に込み合います。しかも、この審査は慎重に行わなくてはならないため、その場ではじめから審査を全てを行うと非常に時間がかかってしましいます。

そこで、事前に入国管理局で審査を受け、交付された在留資格認定証明書を在外公館や空港での審査の際に提出・提示することにより、その場での審査は簡易なものにし、速やかに査証発給や上陸許可を受けることがでるような仕組みが作られています。

簡単に言うとこの在留資格認定証明書は在外公館でビザをもらう際、日本の空港で在留カードをもらう際の”引換券”のようなものです。在留資格認定証明書(通称COE)の用紙サイズはA5で厚紙のようなものに印刷されています。

この在留資格認定証明書交付申請の申請することができるのは日本への入国を希望する外国人の方本人と当該外国人を受け入れようとする機関の職員、又は地方出入国在留管理局長に届け出た弁護士や行政書士です。

申請先は、原則として居住予定地を管轄する東京入管のような地方出入国在留管理官署、または立川市にあるような出張所になります。「技術・人文知識・国際業務」のような就労ビザの場合には受入機関の所在地を管轄する入管でも申請が可能です。受付時間は平日午前9時からから午後4時になります。マイナンバーカードを所持している方の場合にはオンラインでも申請することができます。

なお、在留資格認定証明書交付申請の審査自体は全て品川の東京入管が一括して行っています。そのため、追加資料の提出通知の様式などは品川入管の様式になります。

在留資格認定証明書交付申請では窓口やオンライン等どの申請方法でおこなっても手数料はかかりません。

また、令和5年3月17日から、在留資格認定証明書それ自体を電子メールで受領することができます。詳細については以下のリンク先をご参照ください。

入国管理局のホームページ「在留資格認定証明書の電子化について」へのリンク
https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/10_00136.html

当事務所の「在留資格認定証明書の電子化について」へのリンク
https://www.office-kamiyama-tokyo.com/blog-digitization-certificate-of-eligibility/

標準処理期間1か月～3か月です。ただし、この標準処理期間はあくまでも目安にすぎません。行政法で行政手続きには標準処理期間を設ける事とされていますが、ビザ申請関係は行政法からその適用が除外されています。このため、標準処理期間を大幅に過ぎる場合があり得ます。以前審査官の方にお話を伺ったところ標準処理期間は審査を終える”目標期間”なのだそうです。

特に申請先が東京入管の場合、2023年から在留資格認定証明書の審査にかかる時間が徐々に長くなっています。2024年現在では在留資格認定証明書交付申請の審査に大体3ヶ月～4ヶ月程かかっています。

コロナ5類以降から日本へ来る外国人の方が急増しましたが、上記の通り在留資格認定証明書の審査をすべて品川入管でまとめて行っているためかと思われます。行政不服審査法が出入国管理について適用除外としているため、仮に審査に多くの時間を費やしたために何らかの損害を被ったとしても不服申し立ての方法は法定されてはいません。ご注意ください。

また、以前は申請の際の返信用封筒にレターパックライトを用いることができましたが、2024年10月1日の郵便料金改定により取り扱いが変わり、現在ではレターパックは赤のプラスしか受付していません。

在留資格認定証明書は発行後90日間の有効期限がある点を注意する必要があります。

【当事務所での在留資格認定証明書の電子化に対する対応について】
前述のように、令和5年3月17日から、在留資格認定証明書(COE=Certificate of Eligibility)を電子メールで受領することが可能となりました。受領した電子メールは、海外に住む外国人本人に転送することができ、在留資格認定証明書を海外に郵送する手間、費用、時間がかからなくなります。来日の際にお持ちのスマートフォン等で電子メールを提示することで、査証申請及び上陸申請を行うことが可能となります。

しかしながら、当事務所では、G-mailで受け取った場合などに文字化けのリスクがあること、また、電子COEの認知度が低く、海外の日本国大使館・総領事館や空港でトラブルになる可能性がある事こと、電子化に伴い紙の在留資格認定証明書でもPDFを送ることでビザ（査証）の申請などができるようになっていることなどから当分の間は在留資格認定証明書（COE）のe-mail受領は取り扱いません。通常通りの書面での取得でご対応させていただきます。

在留資格認定証明書の交付後は？

在留資格認定証明書の交付後、海外に住んでいる外国人の方を日本に呼び寄せるためには、

①まずは交付された証明書もしくはそのPDFファイルなどを海外にいる方に送る必要があります。
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②次に、現地の日本領事館で送付したこの証明書を提示するか、PDFファイルを両面カラ－印刷（白黒だと受領しない大使館があるようです）したものを提出し、パスポートに入国許可のスタンプ（ビザ）をもらいます。なお、在留資格認定書の用紙サイズはA5です。
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③取得したビザをもって来日し、証明書かPDFファイルを両面カラ－印刷したものを提出し、空港等で提出して在留カードを発行してもらうことで日本に滞在することができるようになります。

この際、在留資格認定証明書の交付を書面で受けたかメールで受けたかを確認されます。書面で交付を受け、空港ではPDFファイルを印刷したものを提出して入国する場合には在留資格認定証明書の原本を入管に返却するように言われます。この返却には特に期限はありませんが、更新の際に返却したか確認されることがあるようです。

※在留カードは3か月を超えるいわゆる中長期の在留をする外国人の方に交付されます。短期滞在の場合や、在留期間が3ヶ月未満の場合には発行されません。この在留カードには氏名のほか在留資格や在留期限、就労制限の有無などが記載されます。裏面には資格外活動許可や、日本での住所を変更した際にその履歴のスタンプが押されたりします。

在留カード発行後、14日以内に住所地である市役所にて住民登録をする必要があります。ここまでの手続きをこなしてようやく在留期限までの間日本で暮らすことができます。在留期限以降滞在を希望する場合には在留期間満了の都度更新手続きが必要になります。

認定証明書を紛失してしまうと最初から手続きをやり直す必要があります。認定証明書には再交付制度はありません。また、新型コロナウイルス感染症の影響で、在留資格認定証明書の有効期限までに入国できなかった場合の再申請の際に提出書類が少なくなりかつ審査も早くなる制度がありました。しかし、この制度の取り扱いは2023年1月31日をもって終了しています。ご注意ください。