ビザ申請の結果はどのような形でわかるのか～結果通知書と資料提出通知書について～

ビザ申請の結果通知書の見方

入管で在留資格の変更や更新の手続きをして2～4週間ほどすると、入管から「通知書」というハガキが届きます。

このハガキには「あなたの申請(申請番号が記載)の結果をお知らせしますので◯年◯月◯日までに◯においでください。」などと書かれていて、許可なのか不許可なのかは明確には書かれていません。

なぜこのような書き方をしているかには理由があります。”不許可”と明確に書いてしまうと申請人の方が日本国内で逃亡する恐れがあるためです。そのため、このようなわかりにくい不明確な書き方を仕方なくしています。とは言え、確実とまでは言えませんが、一応許可か不許可なのかの確認方法はあります。

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一般的に、このハガキの【必要なもの】の欄に収入印紙4,000円の項目がありますが、ここに”1”などの枚数が入っている場合には許可である可能性が高いといえます。

不許可の場合、わざわざ変更や更新の費用分の収入印紙を購入させる必要はありませんので、収入印紙の欄に枚数は書きません。ただし、既に在留期限が過ぎていて特例期間に入っている場合には出国準備の「特定活動」ビザへ変更するための手数料である可能性もあります。右は実際に更新申請が通った際の結果通知書です。ご依頼者様のご承諾いただけたので掲載いたします。

また、入管には申請の不許可理由と今後の説明をする義務があるため、不許可の場合には本人が来るよう促す文言がスタンプなどで追加されており、”13～15時の範囲で”のように時間もある程度指定がされます。これも許可・不許可を判別するための材料になります。

このハガキと、ハガキに記載された物をもって指定された期日までに入管の窓口に行き、新しい在留カードを交付してもらうことで更新や変更が完了します。収入印紙を購入せずにハガキだけ窓口に持ってきてしまう方が非常に多いようなのでご注意ください。収入印紙はお近くの郵便局等での購入が可能です。

なお、在留資格認定証明書交付申請の場合、そもそも申請人の方が外国にいて逃亡の恐れがないため、”不交付”とはっきり知らされます。

また、このようないわゆる結果通知書ではなく「資料提出通知書」が届く場合があります。次はこの「資料提出通知書」について記載いたします。

資料提出通知書とは

ビザ申請をした直後、もしくは審査の終わりの方に入管から「職務内容説明書」や「1日のスケジュール」などの追加書類を出すように書かれている「資料提出通知書」が届くことがあります。右は実際の資料提出通知書です。ご自身で申請された際にこちらが届き、当事務所へ相談に来られた方からご承諾いただけたので掲載しています。なお、申請先によって届く書面の形式は異なります。品川入管で審査される在留資格認定証明書交付申請の追加資料提出通知はもっとシンプルです。

この通知書は、審査官が提出された書類を審査をする際、提出済みの資料についてもっと説明がほしいと判断した時や、申請した内容について立証してほしい時などに追加の資料を求めるために送られてくる通知書です。

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言い換えれば、条件を満たすことを証明する書類が不足している、もしくは審査官が申請内容について何らかの疑問をもっている状態ということになります。

良く誤解があるのですが、「資料提出通知書」が届いたからと言って不許可の可能性が高いわけではありません。不許可の場合にはそもそもこのような通知が来ることはありません。むしろ、審査側が”許可を出したいがそのためにはこの書類を出してほしい”と考えているととらえて良いでしょう。

しかしながら、追加資料を適切に提出しなかった場合は、不許可になる可能性が非常に高くなります。「資料提出通知書」には提出期限があるため、この期限に間に合わない場合にも同様です。

一度不許可になると、再申請の際に再申請時に出した資料だけではなく一度目の不許可時の資料も再チェックされるようになります。そのため審査期間が基本的に長くなります。また、一度目の不許可の原因が完全に改善されているかを再申請の資料から判断されるため、審査自体も一度目より厳しくなってしまいます。したがって、この追加資料への対応は非常に重要にです。

追加資料の提出期限は通常2週間程ですが、この中に通知が送られてくるのにかかる期間である2日間も含まれています。返送の日数を考えると追加資料の準備に変えられるのは長くとも1週間程度です。このように追加資料の準備は時間との勝負になります。資料の提出が間に合わない場合は、事前に入管に連絡をするなどの対応をとる必要があります。ただし、この場合には入管の審査部門は非常に電話がつながりにくい点にご注意ください。

一例として就労ビザに関する申請で実際に資料提出通知書が届いた場合、特に提出を求められることが多いものが次の2つです。

「職務内容説明書」を求められる場合は、例えば就労ビザなどで審査官が本人の学歴と職務内容に関連性を見いだせない場合や、現場で業務している可能性を考えた場合などです。特に、転職の際「雇用理由書」などをつけていないと提出を求められることが多くなります。したがって、この書類の提出が求められた場合には今回の申請が職務内容が適正であるかなど本当に要件を満たしているのか再度確認し、要件を満たしているのであればそれを書面で審査官に具体的に説明をする必要があります。この説明のために、実際に内勤の仕事をしている証拠として外国人の方が実際に作成した請求書（作成者名が外国人の方になっている物）などの書面を併せて提出することもあります。

「1日のスケジュール」が求められるのは申請した外国人の方の業務量が十分にあるかに疑問を持たれた場合です。この場合には、具体的なスケジュールを記載したものを提出し、業務量が十分にあることをアピ－ルしていきます。なお、1日ではなく1週間単位のスケジュールを求められることもあります。

個別の状況にもよりますが、通常は追加資料を提出後およそ2週から3週間ほどで審査が終了します。言い換えれば追加資料の提出を求められた場合には追加資料をすぐに提出しても審査が完了する期間が2～3週間伸びます。できるだけ追加資料を求められないようにすることが望ましくはありますが、ご自身で申請された場合にはなかなか難しいかもしれません。

繰り返しになりますが、「資料提出通知書」が届いたからと言って必ずしも不許可になるわけではありません。この通知が届くのはまだ審査官が疑問を持っている段階にすぎません。入国管理局が持っている疑念を晴らすよう、適切に証明資料を作成・提出することにより許可を得ることもできます。ご不安なようであれば当事務所にご相談ください。