外国人留学生の方の採用時に必要な手続き

外国人留学生の方を採用した際は「留学生ビザ」から「就労ビザ」への変更が必要になります

外国人留学生の方が就職した時、または外国人留学生の方を新卒で採用する場合は、「留学」の在留資格から就労系在留資格への「在留資格変更許可申請」をすることになります。留学生ビザのままでは「資格外活動許可」を得てのアルバイト等を除き、就労することはできません。就労ビザの種類は多岐にわたるため、

ここでは最も多い「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更申請を例にとります。この場合に必要なのは（１）変更のための条件をクリアしていることの確認、（２）変更申請、（３）外国人の方を採用した会社の届け出義務の履行になります。以下、一つずつ確認していきます。

（１）変更のための条件をクリアしていることの確認

「技術・人文知識・国際業務」の場合まず第一に、留学生の方が卒業する学校で学んだ内容と就労先の会社で行う予定の就労内容に関連性があることが必要です。この関連性は、大学卒業の場合には緩めですが、専門学校卒業の場合には大学卒業の場合よりも強い関連性が求められます。

ここで言う大学卒業や専門学校卒業といえるためには、単純な卒業だけでなく”学位”が求められます。そのため単に大学や専門学校を卒業しているだけでなく学位を取得しているかは必ず確認が必要です。

日本の場合、大学を卒業すると自動的に”学士”などの学位を取得できますが、例えば中国の場合、大学の卒業と学位の取得が別々になっています。そのため、単に外国の大学を卒業しているからと言って要件を満たしているとは限りません。また、海外の専門学校は日本で学歴とはみなされない点にも注意が必要です。

学歴要件を満たすことができない場合、１０年間の実務経験で要件を満たすことを証明することになりますが、これは非常に難しいものになります。その理由として実務経験による証明を行う場合、前提として以下の事柄が求められるからです。

【実務経験による証明が可能な場合の前提】
① １０年間の実務経験をしていた会社がすべて現存している
② それらの会社がすべて在職証明を出すことに協力してくれ、不足なく１０年間の実務経験が証明できる
③ 在職していた会社が日本の入管からの対応に適切に受け答えしてくれる

さらに、これらの書類を完璧にそろえたとしても個別のケースごとに判断されるため実務経験で証明する場合には入管との相談や確認を何度もすることが最低限必要となります。そのため基本的には実務経験による証明を用いるのは最終手段とお考え下さい。

学歴等の条件を満たしている方であっても、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格を取得するには就労先の会社から内定をもらうだけでなく雇用契約を結ぶことが必要です。変更申請の際にこの雇用契約で使用した労働契約書が必要になるためです。外国人の方の雇用契約では、雇用契約書に”本契約は在留資格及び在留期間について日本国法務省による許可を条件とする”とか、”出入国管理局から在留資格変更の許可を受けることができなかった場合本契約は無効とする”という条件が付くのが一般的です。

なお、留学生の就労ビザの切り替え申請では本人がすでに来日しているため雇用する会社が外国人留学生の方を代理して行うためには地方出入国在留管理局長から申請等取次者としての承認を受けることが必要です。また、就労ビザは「雇用理由書」など、どのように作成したしたら良いか日本人の方でも迷うような書類を日本語で用意することになります。決算書なども提出する必要があるため、これらの書類を申請する留学生の方に渡す必要がある点にもご注意ください。このようなことから、留学生から就労ビザへの変更を我々行政書士にご依頼をしていただけける場合は非常に多くなっています。

（２）変更申請の流れ

ここでは、日本の会社では4月採用の場合が多いため、それを前提に記載します。

留学生の方の場合、来年春卒業の内定者については、例年年末の12月より変更許可申請の受付が始まり、卒業が確定して入社する直前に在留カードを受け取ることができます。

”12月”となっているのは、審査に１～2カ月程度の時間がかかってしまうのと、直前に一気に持ってこられると入管が対応できないためです。また、直前の3月に申請を出してしまうと、入管での処理時間が通常より多くかかってしまうため許可が下りるのが5月になることさえあります。当然、許可前に仕事を行うことはできません。遅くとも2月上旬頃には申請をしておくのが理想的です。

また、この場合、当然まだ卒業自体はしていないため、「卒業証明書」は手元にありません。そのため、一旦「卒業見込み証明書」を提出して申請をし、「卒業証明書」をが入手出来たら原本を入管に提示し、ここでようやく在留カードを渡され、変更が完了となります。したがって、3月の卒業時期に卒業旅行や帰省などで長期間日本を離れてしまうと在留カードの受け取りをしないまま更新期間を過ぎてしまう危険性があります。

また、留学生の方が「資格外活動許可」を取得していて、アルバイトをしている場合には注意が必要です。週28時間以内の就労時間制限を超えている場合、変更申請は許可されません。留学生の方のビザ申請で最も引っかかる方が多いのがこの就労時間制限超えてアルバイトをしてしまっていた場合です。なお、この場合には申請の際に確認のため「資格外活動許可書」の提出が必要です。

事前に申請準備する際、申請書類には有効期限がある書類もあるため、添付書類を集める時期にはご注意ください。また、当然ながらある程度の日本語能力が要求されます。客観的な証明として日本語能力試験(JLPT)でN3以上あると安心ですが、ない場合には日本での滞在期間がどのくらいかによって日本語能力の有無を判断されます。